ROI anketa

ROI aprēķina anketa

Iedod mums kontekstu par pašreizējo procesu un vajadzībām, lai varam sagatavot precīzāku ROI aprēķinu.

Jautājumu lauki nav obligāti.Mēģini atbildēt uz pēc iespējas vairāk jautājumiem. Kontaktinformācija ir nepieciešama, lai varam nosūtīt rezultātu.

1Mērķi un konteksts

2MVP (minimālā dzīvotspējīgā versija) un funkcionalitāte

3Drošība, apjoms un ieviešana

4Kontaktinformācija

1. Mērķi un konteksts

Šīs atbildes palīdz saprast, ko vēlaties uzlabot un kā mērīsiet panākumus.

1. Kāds ir galvenais mērķis?

Samazināt manuālo darbu un apstrādiSamazināt kļūdas un cilvēkfaktoruIeviest vienotus standartus un procesusĀtrāk atrast informāciju, dokumentus, ierakstusReāllaika pārskatāmība par statusiem, darbu, termiņiemUzlabot sadarbību komandā (mazāk čatu, mazāk "kur tas ir?")Uzlabot klientu apkalpošanas ātrumu un kvalitātiApkalpot vairāk klientu vai pasūtījumu bez jaunu cilvēku pieņemšanasLabāka vadības pārskatāmība un KPI (galvenie veiktspējas rādītāji) kontroleCentralizēta failu un datu glabāšana ar pareizām piekļuvēm

2. Kā tu definēsi "izdevās"? (KPI - galvenie veiktspējas rādītāji)

Ieteicams 3-5

2.1

Laiks uz tipisku uzdevumu samazinās par:

10%20%30%50%70% un uz augšu

2.2

Meklēšanas laiks samazinās par:

25%50%75%

2.3

Kļūdu skaits samazinās par:

25%50%75%

2.4

Cikla laiks (no "saņemts" līdz "gatavs") samazinās par:

1h1 dienu3 dienām1 nedēļu

2.5

Apjoms, ko var apkalpot:

+25%+50%+75%+100%

2.6

Iekšējās saziņas apjoma samazinājums:

-25%-50%-75%-100%

2.7

Vadības pārskats, kur vienā vietā var redzēt visu:

JāNē

3. Kas ir lietotāji un lomas?

3.1

Lietotāju grupa:

Tikai iekšējie darbinieki (1 organizācija)Iekšējie darbinieki un vadītāji ar papildu piekļuviIekšējie darbinieki un ārējie lietotāji (klienti/partneri) caur portālu

3.2

Lomas:

Admin (pilna kontrole)Vadītājs (atskaites, piekļuves, pārskatāmība)Darbinieks (darba izpilde, savi uzdevumi)Viesis vai klients (tikai savi faili/uzdevumi)

3.3

Piekļuves modelis:

Visi redz visuKatrs redz tikai savus klientus / projektus / objektusKomandas redz savu datu grozu, vadība redz visu

4. Kāds ir pašreizējais process?

Pašlaik informācija ienāk ..., mēs to glabājam ..., uzdevumi tiek vadīti ..., un rezultāts tiek fiksēts...

5. Kur tieši rodas lielākais zaudētais laiks/kļūdas?

Izvēlies 2-5

Faili tiek saglabāti nepareizā vietā vai ar nepareizu nosaukumuGrūti atrast vajadzīgo (meklēšana mapēs, čatos)Dublikāti vai vairākas versijas, nav skaidrs kurš ir pareizaisNav skaidrs statuss (kas jau izdarīts, kas vēl jāizdara)Nav skaidrs atbildīgais (kam ir nākamais solis)Termiņi pazūd, nav atgādinājumuDarbi tiek dubultoti (2 cilvēki izdara vienu)Informācija ir vairākās vietās (Excel, Drive, e-pasts, čats)Manuāla datu pārrakstīšana (copy/paste)Pārāk daudz koordinācijas čatos vai zvanosKlienti/partneri atsūta nepareizi, tad ir jālabo/jāprasa no jauna

2. MVP (minimālā dzīvotspējīgā versija) un funkcionalitāte

Šeit definējam nepieciešamo minimumu un nākamo posmu vēlmju sarakstu.

6. Kāds ir minimālais MVP (minimālā dzīvotspējīgā versija)?

Izvēlies 3-7

Lietotāju konti, lomas un piekļuvesKlientu un projektu saraksts ar meklēšanuFailu augšupielāde ar obligātiem laukiemAutomātiska standarta mapju un struktūras izveideUzdevumi ar statusiem (PROCESĀ, IZDARĪTS, u.c.) un atbildīgaisTermiņi un atgādinājumi e-pastā vai sistēmāVienkāršas atskaites: kas kavējas, kas pabeigtsIzmaiņu vēsture, kas, ko pievienoja un izmainījaDatu imports no Excel, minimālai pārejai

7. Kādas funkcijas būtu vēlamas nākamajā posmā (2. etapā)?

Klientu un partneru portālsAutomatizēti pieprasījumi trūkstošiem failiem un datiemDokumentu teksta atpazīšana un meklēšana PDF failosUzdevumu šabloni un automātiska uzdevumu izveide pēc periodaDarba grafiki un kapacitātes plānošanaStundu uzskaite un apstiprināšanaRēķinu sagatavošana vai integrācija ar rēķinu izrakstīšanas sistēmuE-pasta integrācija un automātiska pielikumu ienešana sistēmāIntegrācija ar Google Drive vai SharePoint failu sinhronizācijuIntegrācija ar kalendāru termiņiem un atgādinājumiemDivfaktoru autentifikācija vai vienotā pierakstīšanās ar Google, u.c.Paplašināts atskaišu vai vadības panelisAPI integrācija ar citiem rīkiemMobilā versija pārlūkā vai mobilā lietotne

8. Kādi dati būs sistēmā un kāda struktūra?

8.1

Pamatobjekti

Kontakti, klienti, partneriProjekti vai līgumiUzdevumi vai darbiFaili vai dokumentiStatusi vai posmiPeriodi, piem., mēnesis, ceturksnis un gadsKomentāri vai piezīmesLaika uzskaite un darba laika lapasRēķini vai maksājumiKategorijas un klasifikācijas

8.2

Struktūras stils

Vienkārša struktūra ar nelielu lauku skaitu un ātru ievadiVidējas sarežģītības struktūra ar kategorijām, statusiem un atbildīgajiemSarežģīta struktūra ar vairākiem procesiem un stingriem noteikumiem un validācijām

9. Kā notiks failu un dokumentu plūsma?

9.1

Glabāšana

Faili tiek glabāti pašā sistēmāFaili tiek glabāti ārējā krātuvē, bet sistēmā ir tikai saites uz tiemHibrīds risinājums, kur daļa failu ir sistēmā, bet daļa ir kā saites uz ārējo krātuvi

9.2

Pievienošanas veids

Failus pievieno manuāliFailus pievieno, ievelkot vairākus failus vienlaicīgiFaili tiek ielasīti no e-pasta pielikumiem otrajā etapāFailus pievieno klients vai ārējais lietotājs portālā

9.3

Kārtība un kontrole

Failu nosaukumus un struktūru veido lietotājs pēc saviem ieskatiemFailiem ir obligāti aizpildāmi lauki, un nosaukums tiek izveidots automātiskiFailiem ir obligāti aizpildāmi lauki, un mapju struktūra tiek izveidota automātiski

9.4

Papildu kontroles prasības

Failu versiju vēstureFailu statusiKategorijas un atzīmes filtrēšanaiMeklēšana pēc teksta PDF failos otrajā etapā

10. Kādas integrācijas ir kritiskas?

Pirmajā etapā integrācijas nav vajadzīgasGoogle Workspace integrācijaMicrosoft 365 integrācijaCRM integrācijaIntegrācija ar rēķinu izrakstīšanu un maksājumiemIntegrācija ar e-paraksta risinājumiemIntegrācija ar grāmatvedības vai ERP sistēmuPaziņojumi Slack vai Microsoft Teams vidēIntegrācija ar citiem iekšējiem rīkiem

3. Drošība, apjoms un ieviešana

Apjoms, drošība un ieviešanas scenārijs ietekmē risinājuma arhitektūru un ROI.

11. Drošība un atbilstība

11.1

Autentifikācija

Pieslēgšanās ar e-pastu un paroliPieslēgšanās ar Google vai Microsoft kontuDivfaktoru autentifikācija ar īsziņu vai autentifikatora lietotniVienotā pierakstīšanās, izmantojot SAML vai OIDC

11.2

Piekļuves kontrole

Vienkāršas piekļuves tiesības pēc lomāmDetalizētākas tiesības pēc lomas, komandas un objekta īpašniekaĻoti detalizētas tiesības līdz konkrētiem laukiem un objektu tipiem

11.3

Audits un izmaiņu vēsture

Audits nav nepieciešamsPamata izmaiņu žurnāls par pievienošanu un dzēšanuPilna izmaiņu vēsture ar to, kas tieši tika mainīts un kad

11.4

Datu rezerves kopijas

Rezerves kopijas katru dienuRezerves kopijas reizi nedēļāIndividuāls rezerves kopiju grafiks

11.5

Datu glabāšanas termiņš

Dati tiek glabāti noteiktu gadu skaituDati tiek glabāti līdz manuālai dzēšanai

11.6

Datu dzēšana

Dzēšana ar iespēju atjaunotNeatgriezeniska dzēšana

12. Apjoms tagad un nākotnē

12.1

Plānotais lietotāju skaits šobrīd

1-56-1516-50+50

12.2

Plānotais lietotāju skaits pēc diviem gadiem

+0%+50%2x5x

12.3

Cik failu vai ierakstu mēnesī pievienosiet sistēmā

1005001 0005 000+10 000

12.4

Vidējais faila izmērs

0.2 MB1 MB5 MB20 MB +

13. Ieviešana un izmaiņu vadība

13.1

Migrācija

Sākam no nulles un vecos datus nepārceļamPārceļam tikai aktīvos datus par pēdējiem 1 līdz 3 mēnešiemPārceļam datus par pēdējo gaduPārceļam visu arhīvu

13.2

Pārejas veids

Vienā noteiktā datumā pārejam uz jauno sistēmuVienu mēnesi strādājam paralēli gan vecajā, gan jaunajā sistēmāPārejam pakāpeniski pa komandām, klientiem vai procesiem

13.3

Apmācības

Īsa apmācība apmēram vienas stundas garumāApmācība apmēram pusi dienasApmācība vienu līdz divas dienas un sagatavoti materiāli

13.4

Atbildīgais ieviešanā

Ieviešanai būs viens iekšējais projekta īpašnieksIeviešanas atbildīgais pagaidām nav skaidrs

14. Veiktspējas un lietošanas ērtuma prasības

14.1

Platformas

Sistēma būs vajadzīga tikai datorāSistēma būs vajadzīga gan datorā, gan telefona pārlūkāSistēmai jābūt ērti lietojamai telefonā, kā lietotnei

14.3

Darbību vienkāršība

Var būt vairāk soļu un lauku, ja tas dod lielāku kontroli un precizitātiJābūt maksimāli vienkārši un ar pēc iespējas mazāk klikšķiem

15. Galvenie riski

Lietotāji negrib mainīt ieradumusSistēma būs pārāk sarežģīta (UX)Projekts aiziet izmaksās vai termiņosIntegrācijas izrādās dārgākas nekā domātsMigrācija ir liels slogsDrošības vai atbilstības prasības paceļ cenuIetaupījums realitātē ir mazāks nekā cerēts

15.1

Atvērtais (nav obligāts)

Es sistēmu vēlētos izstrādāt pie šādiem nosacījumiem: ...

4. Kontaktinformācija

Lūdzu, ievadi kontaktinformāciju, lai varam nosūtīt ROI aprēķinu.

Lauki ar * ir obligāti. Loma nav obligāta.

Vārds, uzvārds *

E-pasts *

Telefona numurs *Nepieciešams, lai varam ātri sazināties par precizējumiem.

Uzņēmums *

Jūsu loma uzņēmumā?