Sistēmu izstrāde: praktiska rokasgrāmata uzņēmuma vadītājam

Sistēmu izstrāde: praktiska rokasgrāmata uzņēmuma vadītājam (kā saprast, ko tieši vajag)

Ja tu šo lasi un situācija ir šāda:

- Excel failu skaits aug ātrāk nekā apgrozījums;

- dati ir izkaisīti pa e-pastiem, sistēmām un darbinieku galvām;

- un tu esi dzirdējis vārdus “sistēmu izstrāde”, “IT sistēmu izstrāde”, “WEB sistēmu izstrāde”, “ERP sistēmu izstrāde”, bet nav skaidrs - ar ko sākt ?!

Šis raksts nav par tehnoloģijām. Tas ir par to, kā uzņēmuma vadītājam saprast, kas tieši tev vajadzīgs un kāpēc.

1. Veic 3 minūšu diagnostiku: vai tev tiešām vajag sistēmu izstrādi ?

Atbildi sev godīgi uz katru “jā / nē”. Ja “jā” ≥ 3, tu esi ļoti tuvu tam, ka pielāgota sistēmu izstrāde atmaksāsies.

- Vai dati par klientiem, pasūtījumiem, projektiem šobrīd ir vairāk nekā 2 vietās (piem., Excel + CRM + e-pasts) ?;

- Vai vismaz reizi mēnesī ir situācija “āāaa, es strādāju ar veco faila versiju ?!” ?;

- Vai vadībai atskaites top manuāli, un tas aizņem vismaz 1 dienu mēnesī ?;

- Vai vismaz 2 cilvēki komandā regulāri labo citu kļūdas datos ?;

- Vai tev ir bijis gadījums, kad dārgas kļūdas cēlonis ir “nepareizi dati / nesinhronizētas sistēmas” ?;

- Vai kāds kritisks process (ražošana, noliktava, projekti) vispār nav sistēmā, bet notiek e-pastā, čatā, mutiski ?

Tad, aptuveni varam secināt, ka:

Ja “jā” ir 4–6, tad 100% vajag vismaz 1 mērķētu sistēmu (ne obligāti pilnu ERP);
Ja “jā” ir 2–3, tad visticamāk pietiek ar fokusētu WEB sistēmu izstrādi konkrētam procesam;
Ja “jā” ir 0–1, tad mierīgi, šobrīd esi agrīnā fāzē, Excel vēl nav tavs “ienaidnieks”, kas bremzē tavu uzņēmumu.

2. Kopsavilkums vienā frāzē: kas ĪSTI ir sistēmu izstrāde ?

Sistēmu izstrāde = mēs paņemam tavu reālo biznesa procesu (nevis teoriju), izliekam to konceptuāli pa soļiem, un uzprogrammējam rīku, kas:

- samazina manuālu darbu;

- samazina kļūdas datos;

- dod vadībai skaidru skatījumu.

Te var būt dažādi akcenti:

- IT sistēmu izstrāde - iekšējie rīki darbiniekiem;

- Informācijas sistēmu izstrāde - dati, atskaites, dashboardi;

- WEB sistēmu izstrāde - viss, kas darbojas pārlūkā (portāli, pieteikumu formas, informācijas paneļi u.c.);

- ERP sistēmu izstrāde - plašāks “viss vienā” risinājums finansēm, noliktavai, ražošanai u.c.

Tehnoloģijas (Laravel, React, Node u.c.) ir otrajā plānā - svarīga ir biznesa loģika.

3. Kurš process tev dod lielāko ROI no sistēmu izstrādes?

Lai nesāktu digitalizēt visu uzņēmumu uzreiz, izvēlies vienu konkrētu procesu ar lielāko potenciālo ieguvumu un sāc tieši ar to !

Izveido tabulu, lai strukturēti izvērtētu katru uzņēmuma procesu pēc tā ietekmes un sarežģītības, piemēram:

Tad pie katra procesa uzdod sev 3 jautājumus:

- Ja šo procesu automatizētu par 50%, cik stundas mēnesī tas atbrīvotu ?;

- Ja kļūdu skaits saruktu uz pusi, cik laiku / cik naudas tas ietaupītu ?;

- Vai šis process ir kritisks tava biznesa, bez tā bizness neiet uz priekšu ?;

Šis ir tiešais pamats sistēmu izstrādes prioritātēm. Nevis abstrakts “gribam visu digitalizēt”, bet gan: “Pirmajā kārtā taisām web sistēmu pasūtījumiem un noliktavai, tad informācijas sistēmu atskaitēm.”

4. Trīs reāli scenāriji: kā sistēmu izstrāde izskatās praksē

Scenārijs A: No Excel uz vienots pasūtījumu un projektu rīks:
Uzņēmums ar +7 cilvēkiem birojā un vairāk nekā 10 darbiniekiem laukā. Pasūtījumi, informācija un dati ienāk pa e-pastu, telefonu, mājaslapas formu un citiem kanāliem. Viss tiek ierakstīts Excel vai uz papīra lapiņas + “kāds patur galvā”.

Problēma:

- nav vienota saraksta, ko kurš dara;

- bieži tiek aizmirsti mazie darbi;

- nav reālas skatījums par noslodzi, peļņu un projektiem.

Sistēmu izstrāde šeit nozīmē:

- WEB sistēmu izstrāde pasūtījumu un projektu uzskaitei;

- informācijas sistēmu izstrāde, tas ir dashboardi vadībai (apgrozījums, peļņa, noslodze);

- integrācija ar e-pastu / web formu (pasūtījumi ienāk automātiski).

Piemēram, reāls ieguvums: 2 projektu vadītāji, kas pirms tam 1-2 dienas mēnesī taisīja atskaites, tagad to nedara. Šīs dienas pārvēršas reālā pārdošanā un projektu vadībā.

Scenārijs B: No vairāki SaaS rīki uz integrēta informācijas sistēma:
Uzņēmums izmanto CRM, noliktavu, grāmatvedību un e-veikalu. Dati par vienu un to pašu klientu / pirkumu atrodas 3-4 vietās.

Problēma:

- nav vienotas skatījums;

- klientam e-pastā ir viena informācija, noliktavā ir cita;

- atskaites par kopējo situāciju burtiski ir jālīmē kopā manuāli.

Sistēmu izstrāde šeit nozīmē:

- integrācijas risinājumu izstrādi starp dažādām sistēmām;

- informācijas sistēmu izstrādi, kas paņem datus no visiem avotiem un parāda vienu patiesības versiju;

- web lietotņu izstrādi vadībai (dashboardi, atskaišu ģenerēšana).

Piemēram, ieguvums ir: vadība iegūst vienoto pārskatu vienuviet, jāstrādā ar četrām dažādām programmām un Excel failiem.

Scenārijs C: nozares specifika, ko gatavie ERP risinājumi nespēj pilnvērtīgi atbalstīt:

Ražošanas, loģistikas vai būvniecības uzņēmums, kuram jau ir ERP sistēma, taču ikdienas darbs joprojām balstās uz paralēliem Excel failiem, papīra kladēm un WhatsApp grupām, jo reālie procesi ERP risinājumā nav korekti atspoguļoti.

Sistēmu izstrāde šeit nozīmē:

- pielāgotu sistēmu izstrādi konkrētai nozarei;

- web sistēmu izstrādi, piemēram, ražošanas uzdevumu un izpildes uzskaitei;

- integrācijas un datu apmaiņas risinājumu izstrādi ap esošo ERP, lai jaunais rīks varētu izmantot ERP datus, neierobežojot procesus ar gatavā risinājuma rāmjiem.

Piemēram ieguvums ir: ERP turpina pildīt grāmatvedības un centrālās datu bāzes lomu, bet ikdienas darbs notiek ērtā web sistēmā, kas ir pielāgota reālajiem procesiem.

5. Ko sagatavot pirms sarunas ar Vizual

Lai pirmā saruna nebūtu teorija, bet konkrēts darbs pie tavas situācijas, sagatavo īsu kopsavilkumu:

1) Īss uzņēmuma apraksts

- nozare;

- darbinieku skaits (birojs / laukā, ja ir);

- klientu tips (B2B, B2C vai abi).

2) Trīs procesi, kas šobrīd visvairāk bremzē darbu

Pie katra procesa atzīmē:

- kā šobrīd notiek (kanāli, rīki, iesaistītie cilvēki);

- kur tieši bremzējas darbs, piemēram, haoss, kavēšanās, kļūdas datos;

- ko gribi panākt, piemēram, mazāk manuālas ievades, mazāk kļūdu, ātrākas atskaites, vienots skats.

3) Esošās sistēmas

- CRM / ERP / Noliktava / Grāmatvedība / E-veikals / Excel: kur un kā to izmanto.

Ar šo pilnīgi pietiek, lai mēs normāli sagatavotos sarunai un nesāktu no nulles ar “vispārīgu digitalizāciju”.

6. Ko tu vari izdarīt tagad

Ja gribi reālu rezultātu no šī raksta, nevis tikai interesantu lasāmvielu, tad:

1. Atzīmē vienu procesu no 3. punkta, ar kuru būtu loģiski sākt;

2. Uzraksti īsu kopsavilkumu ar uzņēmuma aprakstu;

3. Atsūti šo kopsavilkumu mums caur Vizual.lv un pieraksties uz sarunu.

No tā brīža mēs varam izstrādāt konkrētu rīcības plānu, piemēram, kā sakārtot procesus un ieviest sistēmu, kas strādā tieši tavam biznesam, ar skaidriem soļiem, termiņiem un budžeta robežām. Ja gribi tikt līdz šādam plānam, ienāc vizual.lv, atsūti mums kopsavilkumu par uzņēmumu un piesakies uz sarunu - pārējo izdarīsim mēs !

No tā brīža mēs varam izstrādāt konkrētu rīcības plānu par to, kā sakārtot procesus un ieviest sistēmu, kas strādā tieši tavam biznesam, ar skaidriem soļiem, termiņiem un budžeta robežām. Ja gribi tikt līdz šādam plānam, ienāc vizual.lv, atsūti mums kopsavilkumu par uzņēmumu un piesakies uz sarunu - pārējo izdarīsim mēs.