Noliktavas paplašināšana ar Excel strādā… līdz brīdim, kad vairs nestrādā

Pie mums vērsās uzņēmums, kas tirgo lauksaimniecības tehnikas rezerves daļas, ar skaidru mērķi: viņiem bija nepieciešama uzticama, ātra un droša sistēma, kas spētu pārvaldīt tūkstošiem detaļu, dokumentu un klientu, nebalstoties uz trauslām Excel tabulām vai viena cilvēka “burvju failu”.

Šajā gadījuma izpētē pastāstīsim:

• ar kādām problēmām viņi saskārās ikdienas darbā;

• kā mēs izstrādājām pielāgotu noliktavas un pārdošanas sistēmu;

• kādas pārmaiņas notika pēc sistēmas ieviešanas.

   

Biznesa konteksts

Uzņēmums tirgo lauksaimniecības tehnikas rezerves daļas – nozarē, kur precizitāte un ātrums ir kritiski svarīgi.

Viņu ikdiena nozīmē:

• daudzus vienlaicīgus pasūtījumus un piedāvājumus;

• krājumu kustību noliktavā;

• biežus klientu zvanus un e-pastus;

• dokumentus, kuriem jābūt pareiziem ar pirmo reizi.

Kad darba temps paātrinās un pasūtījumu skaits aug, Excel kļūst arvien grūtāk pārvaldāms un viegli “salaužams”.

Galvenie izaicinājumi

Pēc kopīgām darba sesijām mēs fokusējāmies uz šīm būtiskākajām problēmām:

1. Nebija vienotas, drošas datu vides

Dati bija pieejami tikai konkrētā failā vai datorā. Uzņēmums gribēja drošu sistēmu, kas pieejama no jebkuras ierīces, ar servera puses glabāšanu un automātiskām dublijām.

2. Lēna datu ievade un meklēšana

Darbinieki bija pieraduši pie Excel stila darba. Pārslēgšanās starp logiem un rīkiem bremzēja darbu. Viņiem vajadzēja:

• ātru, ar tastatūru vadāmu datu ievadi;
• ļoti ātru detaļu, klientu un piedāvājumu meklēšanu.

3. Manuāla dokumentu veidošana

Rēķini, pavadzīmes un kredītrēķini tika veidoti un formatēti ar rokām. Tas prasa daudz laika un rada kļūdu risku.

4. Atkārtots darbs ar klientu datiem un vēsturi

Bankas dati un biežāk pasūtītās detaļas tika ievadītas atkal un atkal. Komanda vēlējās, lai sistēma pati “atceras” un aizpilda informāciju no vēstures.

5. Vāja pārskatāmība

Pie lielas dokumentu plūsmas bija sarežģīti ātri atrast informāciju par iepriekš veiktajiem darījumiem.

Mūsu pieeja

Nevis pielāgot uzņēmumu kādai gatavai krājumu sistēmai, bet gan izveidot pielāgotu noliktavas un pārdošanas rīku, kas precīzi atbilst viņu reālajam darbam.

Mēs vadījāmies pēc trim principiem:

• Paturēt to, kas strādā – saglabāt Excel ātrumu un ieradumus.

• Automatizēt to, kas sāp – novērst manuālo, atkārtoto darbu.

• Padarīt to drošu – centralizēti dati, dublijas un piekļuves kontrole.

   

Risinājums: galvenās funkcijas

Šo mēs piegādājām sistēmas pirmajā versijā:

1. Droša piekļuve un datu uzglabāšana

• Lietotāju autorizācija drošai piekļuvei.
• Visi dati glabājas serverī ar regulārām dublijām.

Vairs nekādu failu, kurus var nejauši izdzēst vai sabojāt.

2. Ātra un ierasta datu ievade

• Excel tipa tabula ar pilnu tastatūras atbalstu.

Tā saglabā darbiniekiem pazīstamo darba ātrumu, bet nodrošina datu struktūru un drošību.

3. Gudra klientu un vēstures datu izmantošana

• Automātiska klienta bankas datu aizpilde pēc pirmās ievades.
• Ieteikumi un automātiska detaļu aizpilde, balstoties uz iepriekšējiem pasūtījumiem.

Mazāk atkārtotas datu ievades, mazāk kļūdu.

4. Jaudīga meklēšana

• Ļoti ātra detaļu, klientu un piedāvājumu meklēšana.

Kad klients zvana un prasa: “Vai jums ir šī detaļa?”, atbildi var sniegt uzreiz.

5. Automatizēta dokumentu ģenerēšana

Ar vienu klikšķi var izveidot PDF:

• rēķinus,
• pavadzīmes,
• kredītrēķinus.

Vienmēr pareizs formāts un saturs.

6. Pilns arhīvs un skaidrs pārskats

• Pilns arhīvs visiem darījumiem, viegli pārskatāms un meklējams.

Atbildes uz jautājumiem kā:

• “Ko mēs šim klientam piegādājām pagājušajā sezonā?”
• “Cik bieži izrakstām kredītrēķinus un kāpēc?”

kļūst tūlītēji pieejamas.

7. Mūsdienīgs un lietotājam draudzīgs dizains

Vienkārša un saprotama saskarne visai komandai – ne tikai cilvēkam, kurš kādreiz izveidoja Excel tabulu.

Ietekme uz biznesu

Pat bez konkrētiem skaitļiem ietekmi var sadalīt trīs galvenajās kategorijās:

1. Mazāk laika uz vienu pasūtījumu

Ātrāka meklēšana, automātiska datu aizpilde un vienklikšķa dokumenti samazina apstrādes laiku. Pie vairākiem desmitiem vai simtiem pasūtījumu nedēļā tas nozīmē būtiskus ietaupījumus.

2. Mazāk kļūdu un mazāk labošanas darba

Strukturēti dati un ieteikumi pēc vēstures palīdz novērst kļūdas, kas citkārt radītu pretenzijas vai kredītrēķinus.

3. Labāka pārskatāmība

Centralizēts arhīvs, droša piekļuve un dublijas dod vadībai skaidru priekšstatu par notiekošo: kas pārdots, kam un ar kādiem dokumentiem.

Kopsavilkumā: mazāk manuāla darba, lielāka uzticamība un mierīgāka ikdiena.

Ko vari mācīties no šī projekta

Ja vadi noliktavu vai krājumu biznesu un joprojām strādā Excel failos, padomā par šiem jautājumiem:

• Vai mums ir viena uzticama vieta, kur glabājas visi dati?
• Cik daudz soļu joprojām ir manuāli “copy-paste”?
• Cik ilgs laiks paiet, lai sagatavotu un pārbaudītu dokumentus?
• Vai sistēmu saprot visa komanda, vai tikai viens cilvēks?
• Cik droši jūtamies par dublijām un piekļuves kontroli?

Ja godīgas atbildes rada neērtības, iespējams, ir pienācis laiks pāriet uz pielāgotu sistēmu.

Domā par līdzīgu risinājumu?

Vizual palīdz uzņēmumiem pārvērst reālus darba procesus praktiskās, pielāgotās tīmekļa sistēmās - sākot ar nelielu pirmo versiju un turpinot uzlabot to laika gaitā.

Ja vēlies pārrunāt savu noliktavas vai inventāra procesu, vari:

• aizpildīt jauno klientu pieteikuma formu, vai
• pierakstīties uz īsu zvanu, lai izietu cauri esošajam darbplūsmas procesam.