Iknedēļas vadības pārskati: ko sakārtot pirms automatizācijas

Lai iknedēļas vadības pārskatus sagatavotu ar mazāk manuāla darba, vispirms vienojieties par rādītāju nozīmi, datu avotiem, pārskata periodu un atbildīgajiem. Ja neskaidrības rada atšķirīga darba kārtība, sāciet ar vienotu veidni. Ja arī pēc tās ieviešanas regulāri jāatkārto viena un tā pati datu kopēšana, izvērtējiet automatizāciju. Vispirms sakārtojiet, ko pārskats rāda, un tikai tad — kā tajā nonāk skaitļi.

Vispirms vienojieties, kādiem lēmumiem pārskats vajadzīgs

Katram rādītājam pierakstiet vienu jautājumu, uz kuru vadībai jāatbild. Vai jāpārdala darbs, lai izpildītu kavētos pasūtījumus? Vai jānoskaidro, kāpēc daļa pieprasījumu vēl nav apstrādāta? Ja nevarat nosaukt lēmumu vai turpmāko rīcību, apsveriet iespēju šo rādītāju izņemt no iknedēļas pārskata.

Atdaliet vadības kopsavilkumu no detalizēta darba saraksta. Pārskatā ieteicams parādīt būtisko izmaiņu, īsu skaidrojumu un nākamo darbību; atsevišķu pasūtījumu izskatīšanai atstājiet iespēju atvērt sākotnējo informāciju. Nemēģiniet vienā tabulā apmierināt visas nodaļu vajadzības.

Apvienotās Karalistes publiskajam sektoram paredzētās GOV.UK datu kvalitātes vadlīnijas iesaka atlasīt būtiskos datus, noteikt kvalitātes kritērijus un novērtēt sākotnējo situāciju. (GOV.UK datu kvalitātes rīcības plāna vadlīnijas) Latvijas uzņēmumā izmantojiet šo pieeju kā metodisku orientieri, nevis obligātu pārskata formu.

Katram rādītājam vajadzīga viena saprotama definīcija

GOV.UK datu atbildības modelis uzsver kopīgas datu definīcijas un nošķir atbildību par datu nozīmi un kvalitāti no datu ikdienas uzturēšanas. (GOV.UK datu atbildības modelis) Praktisks sākums uzņēmuma pārskatam ir īsa rādītāja kartīte, ko komanda aizpilda kopīgi:

• Nosaukums un mērvienība: ko skaitām — pasūtījumus, stundas vai citu vienību?
• Atbalstāmais lēmums: ko vadība darīs, ja rādītājs būtiski mainīsies?
• Ieskaitāmie gadījumi: kādiem nosacījumiem ierakstam jāatbilst?
• Izņēmumi: ko neiekļaujam un kā rīkojamies ar atceltiem vai atkārtoti ievadītiem ierakstiem?
• Periods: par kuru nedēļu ziņojam un pēc kura notikuma datuma ierakstu tai pieskaitām?
• Salīdzinājums: ar kuru iepriekšējo periodu vai saskaņoto mērķi salīdzinām?
• Informācijas avots: no kuras sistēmas vai kopīgās tabulas ņemam datus?

Neatstājiet nosaukumu vienkārši “pasūtījumi”. Norādiet, vai tie ir saņemtie, apstiprinātie vai izpildītie pasūtījumi. Ja maināt definīciju, pierakstiet izmaiņas datumu un pirms salīdzināšanas pārbaudiet, vai iepriekšējās nedēļas skaitlis iegūts pēc tiem pašiem noteikumiem.

Nosakiet, kurš atjauno datus un kurš izskaidro neatbilstības

Katram rādītājam nosauciet atbildīgo par tā nozīmi un cilvēku, kurš uztur sākotnējos datus. Mazā uzņēmumā abas lomas var uzticēt vienam darbiniekam. Atsevišķi vienojieties, kurš pirms sapulces pārbauda pārskatu un pie kura vērsties, ja skaitļi nesakrīt.

Nosakiet datu papildināšanas termiņu un pārskatā norādiet pēdējās atjaunošanas laiku. Vienojieties arī par rīcību kavējuma gadījumā: vai pārskatu izsūta ar skaidru norādi uz trūkstošo informāciju vai atliek tā pabeigšanu. Trūkstošu vērtību neaizstājiet ar nulli: “nav datu” un “nav pasūtījumu” ir atšķirīgi vēstījumi.

Pirms pārskata izmantošanas pārbaudiet būtisko:

• Vai visiem rādītājiem izmantots paredzētais periods?
• Vai saņemta informācija no visiem vajadzīgajiem avotiem?
• Vai neizskaidrotas novirzes ir pārbaudītas vai skaidri atzīmētas?
• Vai labojums veikts arī sākotnējā informācijā, ja kļūda radusies tur?

Ja vienu kļūdu labojat atkārtoti, noskaidrojiet tās cēloni. Piemēram, pārskatiet neskaidru ievades noteikumu vai datu nodošanas kārtību, nevis tikai pārrakstiet skaitli gala tabulā.

Kad pietiek ar vienotu veidni, un kad vērts automatizēt

Vienota veidne ir saprātīgs sākumpunkts, ja avotu ir maz, apkopošana ir pārskatāma un rādītāji vēl mainās. Automatizāciju apsveriet, ja definīcijas ir stabilas un katru nedēļu atkārtojas tās pašas apkopošanas darbības. Izvēli pārrunājiet pēc šiem kritērijiem.

Kritērijs	Vienota pārskata veidne	Automatizēta datu apkopošana
Sagatavošanas piepūle	Vienojieties par kopīgu struktūru un aizpildīšanas kārtību.	Papildus precizējiet, kuras darbības risinājumam jāveic un kā apstrādāt izņēmumus.
Darbinieku iesaiste	Nosakiet, kurš ievada datus un pārbauda apkopojumu.	Nosakiet, kurš uzrauga apkopošanu un izskata neatbilstības.
Pārbaudāmība	Saglabājiet norādi uz katra rādītāja avotu un periodu.	Lūdziet iespēju izsekot skaitļa avotam un redzēt datu atjaunošanas stāvokli.
Izmaiņas	Vienojieties, kurš apstiprina veidnes un definīciju labojumus.	Pirms izmaiņām noskaidrojiet, kas jāpielāgo automatizētajā apkopošanā.
Uzturēšana	Regulāri pārskatiet aizpildīšanas kārtību un piekļuvi kopīgajai veidnei.	Vienojieties par kļūmju uzraudzību, labojumiem un atbildību pēc ieviešanas.

Pirms lēmuma lūdziet atsevišķi novērtēt sākotnējo datu sakārtošanu, risinājuma izveidi, iespējamās licences, uzturēšanu un cilvēka pārbaudes darbu. Salīdziniet visu pārskata sagatavošanas ciklu, nevis tikai kopēšanai patērēto laiku.

GOV.UK datu kvalitātes vadlīnijas iesaka, kur iespējams, dot priekšroku procesa uzlabojumiem pirms sistēmu izmaiņām. (Datu kvalitātes uzlabošanas pieeja) Tādēļ nesteidzieties nomainīt esošo rīku, pirms izmēģināta skaidrāka darba kārtība.

Ilustratīvs piemērs: divām nodaļām atšķiras pasūtījumu skaits

Šis ir izdomāts Latvijas uzņēmuma piemērs, nevis klienta pieredzes apraksts. Pārdošanas komanda nedēļas pārskatā saskaita saņemtos pasūtījumus, savukārt izpildes komanda — tikai darbam apstiprinātos. Abi skaitļi atšķiras, jo daļa saņemto pasūtījumu vēl gaida precizējumus.

Šajā situācijā nav jāsāk ar viena skaitļa atzīšanu par kļūdainu. Vispirms pārdēvējiet rādītājus, saskaņojiet periodu un vienojieties par atcelto pasūtījumu uzskaiti. Ja vadībai jālemj par nākamās nedēļas darba sadali, izvērtējiet arī apstiprināto, bet vēl neizpildīto pasūtījumu sarakstu.

Abus rādītājus sākumā varat uzturēt kopīgā veidnē. Ja definīcijas vairs nemainās un sagatavotājs joprojām katru nedēļu pārnes tos pašus datus, izvērtējiet tieši šīs darbības automatizēšanu, saglabājot atbildību par izņēmumu skaidrošanu.

Sāciet ar vienu pārskatu un pārbaudiet, vai darbs kļūst vienkāršāks

Izvēlieties vienu regulāru pārskatu un vienojieties par ierobežotu izmēģinājumu. Pirms tā sākuma pierakstiet, ko vēlaties uzlabot un pēc kā vērtēsiet iznākumu.

1. Fiksējiet pašreizējo darbu. Uzskaitiet apkopošanai, precizēšanai un pārbaudei patērēto laiku, kā arī labojumu iemeslus.
2. Aizpildiet rādītāju kartītes. Saskaņojiet definīcijas, avotus, termiņus un atbildīgos.
3. Izmēģiniet kopīgu veidni. Pārbaudiet, vai komanda var to aizpildīt bez atkārtotiem skaidrojumiem.
4. Salīdziniet rezultātu. Vērtējiet kopējo sagatavošanas un pārbaudes laiku, neatbilstības un savlaicīgumu.
5. Izvēlieties nākamo soli. Saglabājiet vienkāršāko risinājumu vai automatizējiet skaidri noteiktu, atkārtotu darba daļu.

Arī automatizētam pārskatam ieplānojiet uzraudzību. Power BI plānotā datu atjaunošana var neizdoties, tāpēc Microsoft iesaka uzraudzīt kļūmju paziņojumus un atjaunošanas vēsturi. (Microsoft Learn: datu atjaunošana Power BI) Ja izvēlaties šo rīku, nosakiet uzraudzības atbildīgo un pirms ieviešanas aktuālajā dokumentācijā pārbaudiet tieši izvēlētajai konfigurācijai pieejamās iespējas.

Ja arī pēc definīciju un atbildības sakārtošanas daudz darba aizņem atkārtota apkopošana, sazinieties ar VIZUAL, lai pārrunātu sava pārskata datu apstrādes un darba procesu automatizācijas vajadzības.