ERP sistēmas ieviešana: pa posmiem vai uzreiz visā uzņēmumā?

ERP sistēmas ieviešanu pa posmiem ieteicams apsvērt, ja iespējams nodalīt pilnvērtīgi veicamu darba daļu un organizēt sadarbību ar kolēģiem, kuri vēl izmanto veco sistēmu. Vienlaicīgu pāreju apsveriet, ja dalījums prasītu pārāk daudz pagaidu darbību un visa komanda ir gatava kopīgam sākumam. Izvēli balstiet darbu savstarpējās atkarībās, nevis tikai vēlmē sākt ar mazāku funkciju skaitu.

Ar ERP šeit saprotam vienotu uzņēmuma darba pārvaldības sistēmu. Pārejas izvēli aplūkosim klientu, projektu, uzdevumu un dokumentu pārvaldības kontekstā.

Kad izvēlēties pakāpenisku, bet kad — vienlaicīgu pāreju?

Pārbaudiet divus jautājumus: vai pirmā komanda spēs pabeigt savus darbus jaunajā vidē, un vai pārējie spēs turpināt darbu bez pastāvīgas tās pašas informācijas pārrakstīšanas? Ja atbilde ir pārliecinoša, izvērtējiet pakāpenisku ieviešanu. Ja ne, mainiet posma robežas vai apsveriet kopīgu pāreju.

Vienlaicīgam sākumam prasiet kopīgu gatavību, nevis vienīgi vienotu datumu. Savukārt pakāpeniskam plānam jau sākumā nosakiet, kas jāpabeidz katrā posmā un kā lemsiet par nākamo. Neizvēlieties posmus tikai tādēļ, lai atliktu sarežģītākos jautājumus.

Kā abas pieejas ietekmē ikdienas darbu

SAP apraksta arī pilotprojektu un kombinētu ieviešanas pieeju. Tātad izvērtējiet ne tikai divas galējības. Pārejas kompromisus skaidro SAP ERP ieviešanas vadlīnijas; tabulā tiem pievienoti praktiski apmācību plānošanas ieteikumi.

Microsoft Dynamics 365 apmācību ieteikumos nākamajiem posmiem paredzēta mācību materiālu atjaunošana un gan pieredzējušu lietotāju, gan jaunpienācēju apmācība. Skatiet Microsoft apmācību plānošanas ieteikumus. Tādēļ jautājiet ne tikai par pirmo mācību dienu, bet arī par sagatavošanos turpmākajiem posmiem.

Pirmā posma robežas: pilnvērtīgs darbs, nevis atsevišķa funkcija

RSM materiālā par NetSuite ieviešanu posmi tiek aplūkoti pēc funkcijām, struktūrvienībām vai ģeogrāfijas. Pilotprojekts tajā nozīmē sākumu ierobežotā uzņēmuma daļā. Šīs iespējas aprakstītas RSM NetSuite ieviešanas prezentācijā.

Savam uzņēmumam pirmo posmu ieteicams formulēt kā pabeidzamu darbu kopumu. Sāciet ar komandu un tās pienākumiem, pēc tam izvēlieties vajadzīgās sistēmas sadaļas. Pārbaudiet:

• Vai komanda varēs paveikt savus ikdienas uzdevumus no sākuma līdz beigām?
• Vai būs pieejama vajadzīgā klientu informācija un dokumenti?
• Cik bieži darbā būs jāiesaista kolēģi, kuri vēl nav pārgājuši?
• Kāds papildu darbs radīsies šiem kolēģiem, un kurš to veiks?

Ja aktuāla ir biznesa vadības un ERP sistēmu izstrāde, lūdziet piedāvājumā parādīt ne tikai pirmā posma funkcijas, bet arī darbus, kurus izvēlētā komanda spēs pabeigt bez vecās sistēmas. Par sākuma mērķi nosakiet pilnvērtīgi izdarāmu darbu, nevis iespējami īsāku funkciju sarakstu.

Ilustratīvs piemērs: sākt ar vienu projektu komandu

Ilustratīvs piemērs. Iedomāsimies pakalpojumu uzņēmumu ar vairākām projektu komandām. Vadītājs apsver divus pirmā posma variantus: vienai komandai nodrošināt saistītu klientu, projektu, uzdevumu un dokumentu pārvaldību vai visiem darbiniekiem ieviest tikai uzdevumu sadaļu.

Pirmajā variantā pārbaudiet, vai izvēlētā komanda jaunajā vidē var atrast klienta informāciju, plānot projektu, sadalīt darbus un izmantot aktuālos dokumentus. Otrajā pārbaudiet, kur darbiniekiem joprojām būs jāmeklē informācija, lai uzdevumu izpildītu. Ar uzdevuma nosaukumu un termiņu vien šajā piemērā nepietiktu.

Pieņemsim, ka projektu dokumentus apstiprina cita nodaļa, kas vēl paliek vecajā sistēmā. Pirms pirmā varianta izvēles vienojieties, kā šī nodaļa saņems dokumentus un kā projektu komanda uzzinās apstiprinājumu. Ja vairākiem cilvēkiem nepārtraukti būtu jāuztur viena un tā pati informācija abās vietās, pārskatiet posma robežas.

Šajā piemērā ieteicams izvērtēt arī apstiprinātāju iekļaušanu pirmajā posmā, nevis automātiski pārcelt visu uzņēmumu. Ja sadarbību nevar saprātīgi nodalīt, salīdziniet šo variantu ar vienlaicīgu sākumu.

Pakāpeniska ieviešana nenozīmē visu ievadīt divreiz

Microsoft Dynamics 365 ieviešanas vadlīnijās pakāpeniska pāreja un paralēls darbs divās sistēmās ir atšķirīgas pieejas. Paralēls darbs var prasīt dubultu ievadi, bet pakāpeniskai ieviešanai var būt vajadzīgi pagaidu savienojumi. Atšķirību skaidro Microsoft pārejas un ieviešanas plānošanas vadlīnijas.

Praktiski plānā atsevišķi norādiet trīs lietas: ko pārgājusī komanda dara tikai jaunajā sistēmā, ko pārējie turpina vecajā un kāda informācija pagaidām jāpārnes starp abām. Ja kādu darbu paredzēts atkārtot, nosauciet konkrētu iemeslu, atbildīgo un nosacījumu, pēc kura atkārtošanu pārtrauksiet.

Salīdzinot ieviešanas piedāvājumus, lūdziet atsevišķi norādīt pagaidu informācijas pārnešanas, apmācību un atbalsta darbu. Vērtējiet arī savas komandas iesaisti: kurš palīdzēs kolēģiem un kurš šajā laikā veiks viņa ikdienas pienākumus?

Katram nākamajam posmam pārskatiet pagaidu darbību sarakstu. Neatstājiet to spēkā bez beigu nosacījuma. Ja papildu darbs izrādās grūti pārvaldāms, vispirms pārskatiet ieviešanas secību, nevis pieņemiet, ka darbiniekiem vienkārši jāstrādā vairāk.

Kad sākt darbu un kad pāriet uz nākamo posmu

Microsoft Dynamics 365 gatavības vadlīnijas ietver lietotāju pārbaudes, datu pārcelšanas un pārejas plānu, apmācības, piekļuves tiesības un atbalstu. To skaidro Microsoft ieteikumi darba sākšanai.

Vadītāja lēmumam izmantojiet īsu gatavības pārbaudi:

• Darbs ir izmēģināts. Darbinieki ir veikuši savus ikdienas uzdevumus, nevis tikai noskatījušies demonstrāciju.
• Informācija ir pieejama. Izvēlētajam darbam vajadzīgie dati un dokumenti ir sasniedzami.
• Cilvēki ir sagatavoti. Ir piekļuves un notikušas attiecīgajam posmam vajadzīgās mācības.
• Palīdzība ir organizēta. Ir zināms, kam ziņot par problēmām un kurš tās risinās.
• Traucējumiem ir plāns. Komanda zina, kā turpināt būtiskākos darbus, ja rodas sarežģījumi.

Microsoft Dynamics 365 pārejas vadlīnijas brīdina, ka pēc vienlaicīgas pārejas atgriešanās vecajā sistēmā var būt sarežģīta vai neiespējama. Tāpēc nepaļaujieties uz to kā automātisku rezerves risinājumu; izvērtējiet Microsoft aprakstītos pārejas riskus.

Nākamo posmu ieteicams sākt, kad pašreizējā komanda spēj paveikt paredzētos darbus, būtiskajiem šķēršļiem ir risinājums un atbalstam pietiek uzmanības arī nākamajai grupai. Neapstipriniet paplašināšanu tikai kalendāra dēļ. Ja pirmais posms atklāj nesamērīgu papildu darbu, koriģējiet nākamā posma robežas.

Pirms sarunas ar izstrādātāju uz vienas lapas aprakstiet pirmā posma darbus, iesaistītās komandas un pārejas ierobežojumus. Sava uzņēmuma vajadzības un paredzēto sistēmas apjomu varat pārrunāt ar VIZUAL.