Biznesa vadības sistēmas: ko tās ietver un kā noteikt vajadzīgo apjomu?

Biznesa vadības sistēmas apjomu nosakiet pēc tā, kādu darbu uzņēmums tajā veiks, nevis pēc funkciju skaita. Klientu, projektu, uzdevumu un dokumentu pārvaldību izvērtējiet atsevišķi no grāmatvedības, noliktavas vai ražošanas uzskaites. Vispirms vienojieties par obligāti veicamo darbu, vajadzīgo informāciju un atbildīgajiem, pēc tam par papildinājumiem. Tādējādi piegādātājam varēsiet prasīt konkrētu risinājumu, nevis vienkārši plašu funkciju sarakstu.

Saturs

• Ko biznesa vadības sistēmas ietver praksē?
• Kur beidzas darba pārvaldība un sākas specializēta uzskaite?
• Kā uzņēmuma darbu pārvērst skaidrās sistēmas prasībās?
• Kuras funkcijas ir nepieciešamas un kuras tikai vēlamas?
• Ko prasīt piegādātāja piedāvājumā?
• Secinājums: izvēlieties apjomu, kas atbilst uzņēmuma darbam

Ko biznesa vadības sistēmas ietver praksē?

Konkrētu funkciju kopuma piemēru sniedz Scoro. Tā programmatūras aprakstā ietverta klientu informācijas, piedāvājumu, projektu un uzdevumu pārvaldība, darba laika uzskaite, termiņi, atbildīgie un rēķinu sagatavošana. To var apskatīt Scoro biznesa vadības programmatūras aprakstā. Šis ir viena piegādātāja piemērs, nevis visu sistēmu standarts. Pirms izvēles pārbaudiet vajadzīgo funkciju pieejamību konkrētajā abonēšanas plānā un konfigurācijā.

Lai saprastu savu vajadzību, funkciju nosaukumus pārvērtiet ikdienas darba jautājumos. Klientu pārvaldībā jautājiet, kādu informāciju par klientu vajag atrast un ar kuriem darbiem to sasaistīt. Projektu pārvaldībā precizējiet, vai jāredz tikai projektu saraksts vai arī katra projekta atbildīgais, uzdevumi un termiņi. Uzdevumu pārvaldībā nosakiet, kā darbinieks sapratīs, kas viņam jādara, un kā vadītājs redzēs paveikto.

Dokumentu pārvaldībai pievērsiet tikpat konkrētu uzmanību. Vai vajag tikai pievienot dokumentu klientam vai projektam? Vai nepieciešams arī redzēt aktuālo versiju un saņemt kolēģa apstiprinājumu? Tie ir jautājumi pasūtāmā apjoma precizēšanai, nevis pieņēmums, ka visas šīs iespējas būs iekļautas jebkurā sistēmā. Prasību aprakstā norādiet, kurš no šiem darbiem uzņēmumam patiešām vajadzīgs.

Kur beidzas darba pārvaldība un sākas specializēta uzskaite?

Rēķinu sagatavošanu nevajadzētu pielīdzināt pilnam grāmatvedības funkciju klāstam. Oracle 2024. gada skaidrojumā finanšu modulis aptver grāmatvedības darījumu uzskaiti, norēķinus ar klientiem un piegādātājiem, pamatlīdzekļu pārvaldību un finanšu pārskatus. Šo funkciju grupu skaidro Oracle materiāls par ERP finanšu moduli. Konkrētās sistēmas piemērotību uzņēmuma grāmatvedības vajadzībām izvērtējiet atsevišķi ar grāmatvedi.

Piedāvājumā tāpēc lūdziet precizēt, ko nozīmē vārds “rēķini”. Vai paredzēta dokumenta sagatavošana no jau ievadītiem datiem? Vai jāredz arī apmaksas stāvoklis? Vai sistēmā paredzēts veikt grāmatvedības uzskaiti? Neatstājiet šos jautājumus zem viena funkcijas nosaukuma. Tāpat vadītājam vajadzīgo projekta izmaksu pārskatu aprakstiet atsevišķi no uzņēmuma finanšu pārskatu sagatavošanas.

Līdzīgi precizējiet noliktavas un ražošanas vajadzības. Ilustratīvs piemērs: prasība pie projekta pierakstīt vajadzīgos materiālus nav tas pats pasūtījums, kas prasība uzskaitīt preču atlikumus noliktavā vai ražošanas darbu. Ja nepieciešama šāda uzskaite, aprakstiet to atsevišķi. Ja tā nav vajadzīga, skaidri norādiet, ka tā neietilpst pieprasītajā apjomā.

Kā uzņēmuma darbu pārvērst skaidrās sistēmas prasībās?

Microsoft Dynamics 365 ieviešanas vadlīnijas iesaka sistēmas apjomu saistīt ar uzņēmuma procesiem, saskaņot paredzētos rezultātus un noteikt prioritātes. Šī pieeja aprakstīta Microsoft vadlīnijās par procesos balstītu ieviešanu. Savu prasību sagatavošanai izmantojiet vienkāršu principu: aprakstiet ne tikai vajadzīgo funkciju, bet arī darbu, ko ar to veiksiet.

Katrai būtiskajai vajadzībai pierakstiet četras lietas: veicamo darbu, tā izpildītāju, nepieciešamo informāciju un sagaidāmo rezultātu. Izvēlieties uzņēmumam raksturīgus darbus, nevis mēģiniet uzreiz uzskaitīt visas iespējamās darbības. Sāciet ar vietām, kur pašlaik grūti atrast aktuālo informāciju, saprast atbildību vai novērtēt darba progresu. Pēc tam pārbaudiet arī būtiskos izņēmumus, piemēram, atbildīgā maiņu vai projekta apturēšanu.

Ilustratīva prasība “vajag projektu pārvaldību” vēl nepasaka, ko piegādātājam nodrošināt. Precīzāks formulējums būtu: “Projekta vadītājs vienā pārskatā redz projekta atbildīgo, nepabeigtos uzdevumus un termiņus, bet pie projekta var atrast aktuālos darba dokumentus.” Ja svarīgi pamanīt kavējumus, pievienojiet arī to. Ja nav vajadzīga detalizēta darba laika uzskaite, neprasiet to tikai tāpēc, ka tā minēta produkta aprakstā.

Prasības pārrunājiet gan ar darba veicējiem, gan vadītāju. Darbiniekam lūdziet izskaidrot, kā viņš paveiks konkrēto darbu. Vadītājam jautājiet, kādu lēmumu palīdzēs pieņemt iegūtais pārskats. Ja nav skaidrs ne lietotājs, ne rezultāts, prasību pagaidām atstājiet precizējamu, nevis uzreiz iekļaujiet obligātajā apjomā.

Kuras funkcijas ir nepieciešamas un kuras tikai vēlamas?

Par obligātu uzskatiet funkciju, bez kuras nevar paveikt būtisku darbu vai būtu jāizmanto uzņēmumam nepieņemams manuāls risinājums. Vēlamu papildinājumu vērtējiet pēc konkrēta ieguvuma un lietošanas nepieciešamības. Atsevišķi atzīmējiet funkcijas, kurām pašlaik nav pamatotas vajadzības. Šādu sadalījumu izmantojiet sarunai par apjomu, nevis kā universālu ieviešanas metodi.

Tālāk ir izdomāts pakalpojumu uzņēmuma piemērs, nevis klienta gadījums vai VIZUAL funkcionalitātes solījums. Uzņēmumam svarīgi sasaistīt klientus ar projektiem un redzēt nepabeigtos darbus. Dokumentu saskaņošana vajadzīga tikai atsevišķos gadījumos, bet vadība pašlaik nav noteikusi, kā izmantotu detalizētu darba laika uzskaiti.

Citā uzņēmumā prioritātes varētu būt pretējas. Piemēram, ja pakalpojumu rēķinātu pēc nostrādātā laika, šāda uzskaite būtu jāvērtē citādi. Tāpēc katrai prioritātei pierakstiet pamatojumu, nevis tikai atzīmi “vajag”.

Ko prasīt piegādātāja piedāvājumā?

Nosūtiet piegādātājam vienotu prasību aprakstu un lūdziet pie katras prasības norādīt, kā tā tiks izpildīta. Ja izskatāt vairākus piedāvājumus, izmantojiet tiem vienu un to pašu aprakstu. Vērtējiet nevis to, kurš nosauc vairāk funkciju, bet to, kurš skaidri izskaidro vajadzīgā darba nodrošināšanu un tā robežas.

• Kas ir iekļauts piedāvātajā apjomā un kas tajā nav paredzēts?
• Kur vajadzīgs pielāgojums, papildu vienošanās vai prasības precizējums?
• Kuras darbinieku lomas izmantos sistēmu, ko katra drīkstēs redzēt un mainīt?
• Kādi pārskati, esošo datu pārnešana un savienojumi ar citām programmām ir paredzēti?

Lūdziet parādīt vai izskaidrot vienu jūsu darbam raksturīgu piemēru. Izmantojot iepriekšējo izdomāto uzņēmumu, tas varētu būt ceļš no klienta izvēles līdz projekta pārskatam ar uzdevumiem un dokumentiem. Ja kāda iespēja vēl jāizstrādā, lūdziet skaidru aprakstu, kā tā darbosies. Nepieņemiet, ka demonstrācijā redzamais automātiski ietilpst saņemtajā piedāvājumā.

Atsevišķi noskaidrojiet arī uzņēmuma iesaisti. Kurš precizēs darba kārtību, sagatavos pārnesamo informāciju un pārbaudīs, vai risinājums atbilst prasībām? Vienojieties, kā tiks izskatītas vēlāk radušās vajadzības un kā nodalīsiet sākotnēji paredzēto darbu no papildinājumiem.

Secinājums: izvēlieties apjomu, kas atbilst uzņēmuma darbam

Labs sākumpunkts ir skaidrs apraksts par to, kas sistēmā jāpaveic, kurš to darīs un kādu rezultātu vajadzēs redzēt. Pēc tam nosakiet obligātās funkcijas, papildinājumus un izņēmumus. Specializētas uzskaites vajadzības formulējiet atsevišķi, nevis pieņemiet tās par pašsaprotamu komplektācijas daļu.

VIZUAL biznesa vadības un ERP sistēmu izstrādi ir vērts izvērtēt, ja uzņēmumam nepieciešama tā darba kārtībai pielāgota klientu, projektu, uzdevumu un dokumentu pārvaldība. VIZUAL ir pielāgotas programmatūras izstrādes partneris, nevis atsevišķa gatava ERP produkta pārdevējs. Sadarbība sākas ar procesu un vajadzību izpēti, kopīgi noskaidrojot nepieciešamās un nevajadzīgās funkcijas un vienojoties par pirmās versijas apjomu.

Sistēmu veido uz esoša, pielāgojama datu pārvaldības pamata, tāpēc kopīgā bāze nav jāizstrādā katram projektam no jauna. Cenu nosaka saskaņotais darbu apjoms. Pēc ieviešanas sadarbība turpinās, vienojoties par nepieciešamajiem pielāgojumiem uzņēmuma reālajam darbam un jaunām vajadzībām.

Lai pārrunātu nepieciešamo apjomu ar VIZUAL, sagatavojiet būtiskāko darbu, iesaistīto lomu un vajadzīgo rezultātu aprakstu. Tas dos konkrētu pamatu sarunai par to, kas sistēmā jāiekļauj un ko šobrīd nav nepieciešams pasūtīt.