LIAA digitalizācijas atbalsts beidzās ??

LIAA digitalizācijas atbalsts beidzās, vai ir jēga digitalizēt arī bez granta ?

Kad LIAA digitalizācijas atbalsta programmas kārtas noslēdzas vai finansējums jau ir rezervēts, daudzi uzņēmumi automātiski nospiež “pauzi”: “Ja nav granta, tad pagaidīsim nākamo uzsaukumu...”

Tikmēr procesi turpina bremzēt ikdienas darbu, cilvēki sēž Excel failos un e-pastos, bet konkurenti turpina sakārtot sistēmas un iet uz priekšu.

Jautājums, ko ir vērts uzdot: vai digitalizācijai vispār ir jēga, ja nav “naudas no malas” ?

Īsā atbilde - jā, ja digitalizāciju uztver kā investīciju ar atdevi, nevis kā “bezmaksas projektu, jo ir grants”.

Šajā rakstā:

1. Kāpēc “nauda no malas” nedrīkst būt galvenais iemesls digitalizācijai;

2. Kā saskaitīt, cik patiesībā maksā “nedigitalizēšana”;

3. Īss checklists ar 3 jautājumiem - vai digitalizācija atmaksāsies arī bez atbalsta.

1. Kāpēc “nauda no malas” nedrīkst būt galvenais iemesls digitalizācijai

Grants ir patīkams bonuss. Tas ļauj:

- sākt ātrāk;

- īstenot plašāku projektu;

- mazināt sākotnējo finansiālo slodzi.

Taču brīdī, kad tieši grants kļūst par galveno iemeslu digitalizācijai, parādās vairāki riski.

1.1. Projekts pielāgojas programmai, nevis biznesam

Tad loģika bieži kļūst šāda:

- nevis: “Kur mums biznesā šobrīd visvairāk sāp?”

- bet gan: “Ko varam ielikt projektā, lai atbilstu nolikumam?”

Rezultāts - tiek izveidota sistēma, kas dokumentos izskatās perfekti, bet ikdienas darbā risina tikai daļu no reālajām problēmām. Vai arī risina ne to, kas patiesībā ir kritiski.

1.2. Tiek palaists garām īstais brīdis

Procesi “deg” šodien, bet uzņēmums gaida nākamo programmas uzsaukumu. Pa to laiku:

- cilvēki turpina manuāli apstrādāt datus;

- kļūdas un kavējumi turpina maksāt naudu;

- konkurenti ievieš savas sistēmas un pierod strādāt ātrāk.

Faktiski “pagaidīsim grantu” nozīmē “samierināsimies ar zaudējumiem vēl vienu gadu”.

1.3. Grants tiek uztverts kā atlaide, nevis bonuss

Veselīga domāšana ir šāda: “Digitalizācijai jāatmaksājas arī tad, ja grantā necentu nedod. Grants tikai paātrina atdevi.”

Ja projekts atmaksājas tikai tāpēc, ka kāda daļa tiek apmaksāta no programmas, tad jāuzdod neērts jautājums: vai šis projekts vispār ir biznesam vajadzīgs?

1.4. Bīstamā domāšana “Ja nav atbalsta - nedarām neko”

Ja digitalizācija uzņēmuma galvā ir saistīta tikai ar LIAA vai ES fondu iespējām, tā kļūst par “kādreiz nākotnē” tēmu.

Tikmēr digitalizācija patiesībā ir ļoti konkrēts instruments:

- ietaupīt laiku;

- samazināt kļūdas;

- atbrīvot kapacitāti izaugsmei.

Grants šajā stāstā ir tikai paātrinātājs, nevis motors.

2. Kā saskaitīt, cik maksā “nedigitalizēšana”

Lai saprastu, vai digitalizācijai ir jēga arī bez granta, vispirms jāzina “status quo cena”. Cik mums šobrīd izmaksā tas, ka procesi nav sakārtoti.

Praktiski to var sadalīt trīs blokos:

1. zaudētais laiks;

2. kļūdu izmaksas;

3. neizmantotās iespējas.

2.1. Zaudētais laiks (algas)

Sāc ar vienu konkrētu procesu, piemēram:

- pasūtījumu apstrāde no e-pastiem un Excel failiem;

- manuāla atskaišu sagatavošana;

- datu pārrakstīšana starp sistēmām;

- manuāla rēķinu sagatavošana.

Uz šo procesu uzliec vienkāršu formulu:

- Cik cilvēki ir iesaistīti ?

- Cik minūtes dienā katrs tērē šim darbam ?

- Kāda ir šī cilvēka stundas izmaksas (nevis bruto alga, bet ar nodokļiem / kopējām izmaksām) ?

- Cik darba dienas mēnesī ?

Formula mēneša izmaksām:

Cik dārgi = cilvēku skaits × (minūtes dienā / 60) × stundas izmaksas × darba dienas mēnesī

Piemērs:

- 5 cilvēki;

- katrs tērē ~45 min dienā, lai “koptu” Excel un labotu datus;

- stundas izmaksas ~15 €;

- 20 darba dienas mēnesī.

Aprēķins:

5 × 0,75 × 15 € × 20 = 1 125 € / mēnesī

Gadā tas jau ir 13 500 €, tikai vienam procesam. Ja sistēma šo darbu samazina, piemēram, uz pusi, jau šeit redzama konkrēta atdeve.

2.2. Kļūdu izmaksas

Otrais bloks ir kļūdas, kas rodas manuāla darba dēļ. Piemēram:

- nepareizs daudzums vai cena rēķinā;

- nepareiza piegādes adrese;

- aizmirsts apstrādāt pasūtījumu, jo e-pasts “pazuda”;

- sajauktas dokumentu versijas.

Te pietiek ar aptuvenu aprēķinu:

1. Cik bieži mēnesī notiek kļūdas ar reālām finansiālām sekām ?

2. Cik vidēji maksā viena šāda kļūda (atlaides, norakstījumi, papildus transports, zaudēts klients)?

Piemērs:

- 1 nopietna kļūda mēnesī;

- viena kļūda izmaksā ap 300 €.

Gadā tas ir jau 3 600 €  un tas vēl nav reputācijas un nervu izmaksu aprēķins.

2.3. Neizmantotās iespējas (opportunity cost)

Trešais bloks ir visgrūtāk izmērāms, bet nereti ir lielākais. Tie ir gadījumi, kad uzņēmums nevar:

- apkalpot vairāk klientu, jo “trūkst kapacitātes”, lai gan patiesībā trūkst sakārtotu procesu;

- ātri sagatavot piedāvājumus un tāpēc zaudē darījumus;

- attīstīt jaunus produktus, jo komanda visu laiku dzēš ugunsgrēkus ikdienā.

Jautājums, kas palīdz:

“Ja mūsu komanda būtu par 10–20% efektīvāka, vai mēs varētu apgrozīt vairāk vai peļņu kāpināt ?”

Ja atbilde ir “jā”, tad šos 10–20% bieži vien var dabūt ar digitalizāciju, automatizāciju un sistēmu integrācijām. Konservatīvi var pieņemt, ka šeit gadā pazūd vēl vismaz 5 000–10 000 €.

2.4. “Nedigitalizēšanas” cena gadā

Apkopojot piemēru:

- zaudētais laiks: ~13 500 € gadā;

- kļūdu izmaksas: ~3 600 € gadā;

- neizmantotās iespējas: +5 000–10 000 € gadā.

Pat ļoti piesardzīgi rēķinot, status quo cena ir 20 000–25 000 € gadā.

Ja pielāgota sistēma, integrācijas vai web aplikācija maksā, piemēram, 20–40 tūkstošus, un tā ļauj ievērojami samazināt šos zaudējumus 2–3 gadu periodā, digitalizācija atmaksājas arī pilnīgi bez granta.

3. Checklists: 3 jautājumi, lai saprastu, vai digitalizācija atmaksāsies arī bez atbalsta

Ja gribi ātru “pirmo filtru”, lai saprastu, vai digitalizācija atmaksāsies arī bez atbalsta, tad uzdod sev sekojošos trīs jautājumus:

3.1. Vai vismaz 3 cilvēki katru dienu dara vienus un tos pašus manuālos darbus ?

Piemēram:

- pārraksta datus starp sistēmām vai Excel failiem;

- manuāli labo tās pašas kļūdas;

- meklē informāciju pa e-pastiem, čatiem un mapēm;

- regulāri atjauno dažādu versiju tabulas.

Ja vismaz 3 cilvēkiem dienā aiziet 30-60 minūtēm uz šādu “klikšķināšanu”, digitalizācija ļoti bieži atmaksājas 1-3 gadu laikā, pat bez jebkāda atbalsta.

3.2. Vai kritiska informācija dzīvo Excelī pie 1-2 cilvēkiem ?

Tipisks scenārijs:

- galvenie faili ir “pie Andra un pie Ilzes”;

- failu nosaukumi dzīvo savā dzīvē: final.xlsx, final_new.xlsx, final_v27.xlsx;

- neviens īsti neatceras, kurš ir jaunākais un kur ko mainīja.

Šis nozīmē:

- liels risks kļūdām;

- lēns onbording jaunajiem cilvēkiem;

- biznesa kritiska informācija ir atkarīga no konkrētu cilvēku klātbūtnes.

Ja atbildi “jā”, tad vienota sistēma (web aplikācija, CRM/ERP, noliktavas vai pasūtījumu sistēma vai cita sistēma) parasti dod:

- vienu datu patiesības avotu;

- izsekojamību, kurš ko ir mainījis;

- ātrāku škološanu jaunajiem darbiniekiem;

- drošāku pamatu izaugsmei.

3.3. Vai viena kļūda jums izmaksā 500+ € un notiek vismaz 1-2 reizes gadā ?

Piemēram:

- sajaukts pasūtījums (nepareizs daudzums, nepareizs produkts);

- nepareiza piegāde un dubults transports;

- klients neaizsūtīja apstiprinājumu, bet neviens nepamanīja;

- līgumiem tiek izmantota nepareizā versija.

Ja 1-2 šādas kļūdas gadā jau “noēd” summu, ko prasītu laba sistēmas uzlabošana,
tad digitalizācija ir nevis izmaksas, bet apdrošināšana pret dārgiem kritiskiem brīžiem.

Vai digitalizēt arī bez granta ? Praktiska atbilde:

Ja kaut uz vienu no šiem jautājumiem atbildēji “jā”, ir liela iespēja, ka:

- tu jau šobrīd ik gadu zaudē summu, kas ir salīdzināma ar saprātīga digitalizācijas projekta izmaksām;

- grants nav obligāts priekšnoteikums, lai projekts būtu ekonomiski pamatots - tas tikai paātrina atdevi;

- gaidīt ideālo LIAA programmu bieži ir dārgāk, nekā sākt ar mazāku, fokusētu soli jau tagad.

Digitalizācija nav vienreizējs “projekts atbalsta programmas dēļ”. Tā ir ilgtermiņa konkurētspējas, efektivitātes un peļņas tēma.

Ko darīt, ja gribi saprast, vai tas atmaksāsies tieši tavam uzņēmumam ?

Ja jūti, ka:

- Excel un e-pasti velk uz leju;

- procesi ir pieaudzējušies un kļuvuši nestabili;

- komanda pārāk daudz laika velta ugunsgrēku dzēšanai, nevis izaugsmei,

nākamais solis nav vēl viens teorētisks raksts par digitalizāciju, bet konkrēts aprēķins tieši taviem datiem !!

Vizual komandā mēs ikdienā palīdzam uzņēmumiem:

- apzināt procesus, kuros aizplūst laiks un nauda;

- saskaitīt “nedigitalizēšanas” cenu;

- izveidot pielāgotu risinājumu no vienkāršas web aplikācijas vai integrācijas līdz pilnīgai pielāgotai sistēmai Jūsu biznesam ! 

Ja gribi saprast, vai digitalizācija atmaksāsies arī bez granta:

👉 Piesakies 30 min konsultācijai ar Vizual.

Sarunas laikā:

- iziesim cauri 1-2 konkrētiem procesiem tavā uzņēmumā;

- aptuveni saskaitīsim, cik tie maksā šobrīd;

- dosim skaidru priekšstatu, kāds digitalizācijas scenārijs būtu jēgpilns un kādā termiņā tas varētu atmaksāties.

Tu vari ieviest risinājumu pa soļiem arī bez “naudas no malas”.

Grants lai paliek kā bonuss. Pamata lēmumam jābalstās ciparos !