IT sistēmu izstrāde: kā nepieļaut dārgus kļūdainus lēmumus

IT sistēmu izstrāde: kā nepieļaut dārgus kļūdainus lēmumus

IT sistēmu izstrāde vadītājam ir stratēģisks lēmums – kurā vietā uzņēmumā likt naudu, lai:

- samazinātu manuālo darbu,

- mazinātu kļūdas,

- tiktu pie normālas pārskatāmības.

Šis raksts ir par to, kad tiešām vajag savu IT sistēmu, nevis vēl vienu Excel vai “gatavu SaaS”.

1. Ko īsti nozīmē “IT sistēmu izstrāde” biznesa pusē?

No biznesa skatu punkta IT sistēmu izstrāde nozīmē:

- definēt, kuri procesi un dati jāatbalsta;

- izlemt, kā šiem procesiem jāizskatās (plūsmas, apstiprinājumi, statusi);

- nodrošināt, ka sistēma normāli sadarbojas ar esošajām (ERP, CRM, e-veikali, noliktava).

Šeit nav jautājums par tehnoloģijām vai framework izvēlēm, bet vadītājam ir būtiski citi jautājumi:

- Vai sistēma noņem kritiskos šauros kaklus ?;

- Vai tā samazina atkarību no konkrētiem cilvēkiem vai Excel failiem ?;

- Vai tā dod labāku kontroli un prognozējamību ?;

Ja uz šiem jautājumiem atbilde ir “jā”, IT sistēmu izstrāde ir investīcija, nevis izmaksu postenis.

2. Kad pietiek ar gatavu rīku, kad vajag savu sistēmu ?

Daudzos gadījumos gatavs rīks ir pietiekami labs. Piemēram:

- vienkāršs CRM pārdošanas komandai;

- ticketing sistēma iekšējām IT problēmām;

- pamata projektu vadība.

Sava IT sistēma parasti kļūst aktuāla, kad:

1. Procesi ir specifiski nozarei vai jūsu biznesa modelim. Gatavi rīki sāk traucēt, jo:

- jāpielāgo procesi rīkam, nevis otrādi;

- daudz kas jāapiet caur Excel un e-pastiem.

2. Jāsavieno vairākas sistēmas vienā plūsmā, piemēram:

- CRM + ERP + ražošanas plānošana + e-veikals;

- loģistikas partneru sistēmas + noliktava + rēķini.

3. Ir kritiski augstas prasības datu kvalitātei un izsekojamībai. Kļūdas nozīmē tiešus finansiālus zaudējumus: līgumi, SLA, sodi, zudumi.

Jautājumi sev:

- Kur šobrīd sistēmas nestrādā kopā un darbs notiek ar Excel failiem, pdf konvertēšanu un manuālu kļūdu labošanu;
- Vai esošu SaaS rīku var sakonfigurēt tā, lai tas pilnībā nosegtu kritiskos procesus;

- Vai šīs problēmas ir tikai par ikdienas ērtību, vai jau ietekmē maržu, termiņus u.c.;

Ja, atbildot uz šiem jautājumiem, secini, ka sistēmas nesniedz vajadzīto atbalstu, ir pamats domāt par pielāgotas IT sistēmas izstrādi.

3. Tipiskie IT sistēmu veidi uzņēmumā

Lai būtu skaidrāk, var sadalīt IT sistēmas vairākās kategorijās.

3.1. Operatīvās darba sistēmas. Rīki, kuros cilvēki strādā katru dienu:

- pasūtījumu apstrāde;

- ražošanas plānošana;

- servisa pieteikumi;

- projekta un uzdevumu plūsma.

Te svarīga ir ātra datu ievade, skaidri procesi un atbildība.

3.2. Informācijas sistēmas un reģistri. Sistēmas, kas:

- uztur strukturētu informāciju (līgumi, akti, iekārtas, incidenti, resursi);

- nodrošina vēsturi un izsekojamību;

- ļauj veidot ātras atskaites.

Šeit parasti nepieciešama informācijas sistēmu izstrāde, ko pieslēdz ERP un CRM.

3.3. Integrācijas un integrāciju slānis. Ja uzņēmumā ir vairākas sistēmas, vajadzīgs atsevišķs integrāciju slānis, kas:

- savieno ERP, CRM, e-veikalu, noliktavas un loģistikas sistēmas;

- nodrošina, ka dati visās sistēmās ir vienādi un savlaicīgi;

- nosaka, kurā sistēmā kurš lauks ir galvenais datu avots.

Šeit notiek integrāciju un API risinājumu izstrāde, lai operatīvās sistēmas un informācijas sistēmas strādā kā viena kopēja vide, nevis atsevišķi saliņās.

3.4. Vadības paneļi un atskaišu rīki. Rīki, kas apkopo datus no operatīvajām un informācijas sistēmām un nodrošina:

- dashboard vadībai par galvenajiem rādītājiem;

- KPI monitoringu par klientiem, produktiem, projektiem vai nodaļām;

- prognozes un salīdzinājumu ar plāniem.

Šeit fokusā ir IT sistēmu izstrāde datu analītikai, lai vadība redz aktuālus un uzticamus skaitļus bez manuālas datu vākšanas.

4. Kā sagatavoties IT sistēmu izstrādei

Lai projekts virzītos sekmīgi uz priekšu, vadītājam pirms sarunām ar izstrādātājiem jāizdara savs mājasdarbs.

4.1. Nosaki, kādu problēmu risini. Nevis “vajag jaunu sistēmu”, bet:

- mēs gribam samazināt X kļūdas par N %;

- gribam, lai Y process aizņem nevis 5 dienas, bet 1;

- gribam vienu uzticamu datu avotu Z jomā.

Ja šo nevar skaidri noformulēt, IT sistēmu izstrāde pārvēršas par bezgalīgu funkciju pieprasījumu sarakstu.

4.2. Apzīmē kritiskos procesus

- kur tieši tagad notiek kavējumi, dubulta vai haotiska datu ievade;
- kur Excel un e-pasti vairs netur līdzi apjomam;
- kur vadībai trūkst reālas pārskatāmības;

4.3. Definē sistēmu vidi

- kādas sistēmas šobrīd ir, piemēram, ERP, CRM, noliktava, e-veikals, specializētie rīki;
- kurš rīks ir neaizskarams, piemēram, ERP;
- ko noteikti nevajag dublēt jaunajā sistēmā;

Tas tieši ietekmē, kā integrēt jauno sistēmu ar esošo ERP un CRM un cik apjomīga būs integrāciju daļa.

5. Cik maksā un cik ilgi ilgst IT sistēmu izstrāde ?

Nav vienas gatavas formulas, bet vadītājam jāuzdod konkrēti jautājumi:

- Cik ilgs ir IT sistēmas izstrādes process līdz pirmajai lietojamajai versijai (MVP);

- Kāds ir aptuvenais budžeta diapazons, nevis “cenu redzēsim procesā”;

- Kādi ir galvenie riski un kas var ietekmēt cenu un termiņu.

Reālistisks skatījums:

- jo vairāk integrāciju, jo lielāks budžets;

- jo neskaidrākas prasības, jo vairāk izmaiņu un pārbūvju vēlāk.

Kā šāda tipa projekti notiek Vizual

Pēc Vizual pieredzes, mēs izstrādājam IT sistēmas uzņēmumiem, kuri:

- ikdienā balstās uz Excel un pdf failiem, manuālu datu apstrādi un kļūdu labošanu;

- ir nonākuši situācijā, kur ERP un CRM vairs nespēj nosegt kritiskos procesus;

- sapratuši, ka nepieciešams pielāgots risinājums biznesa procesiem.

Ko mēs darām praksē:

- WEB sistēmu izstrāde kā pamata darba vide darbiniekiem;

- informācijas sistēmu izstrāde ar reģistriem, statusiem, apstiprinājumiem;

- integrācijas ar ERP / CRM / e-veikaliem un citiem rīkiem;

- dashboard un atskaišu rīki vadībai, balstīti reālos datos.

Mērķis ir no haotiskas, manuālas vide pāriet uz sakārtotu sistēmu, kur lēmumi balstās datos.

Ko darīt tālāk ?

- Uzraksti kopsavilkumu par savu uzņēmumu un 3–5 kritiskajiem procesiem, kas šobrīd bremzē izaugsmi;

- Pieraksti, kurās vietās šobrīd lieto Excel, e-pastus, cita sistēmas un programmas;

- Sazinies ar mums un nosūti šo informāciju uz Vizual.lv;

Balstoties uz šo informāciju, mēs varam sagatavot konkrētu rīcības plānu IT sistēmu izstrādei ar skaidriem soļiem, termiņiem un budžeta robežām, lai Jūsu IT projekts būtu pārdomāts biznesa lēmums. Sazinies ar VIZUAL !