ERP sistēmu izstrāde - Excel vairs nepietiek ?!

ERP sistēmu izstrāde: kad Excel vairs nepietiek un ir laiks pielāgotai biznesa sistēmai

Ja šobrīd tavā uzņēmumā galvenā “ERP sistēma” ir mape ar failiem Excel formātā, tu neesi viens. Katru dienu cilvēki Google meklē “how to use excel”, “pdf to excel”, “excel to pdf”, “excel online”, “cvs to excel”, “excel formulas”, jo mēģina ar izklājlapām atrisināt uzdevumus, kuriem īstenībā vajadzīga pielāgota biznesa sistēma.

Jaunam uzņēmumam Excel kā starta punkts ir labas risinājums. Problēma sākas tad, kad:

- failu skaits mērāms desmitos un simtos;

- katram darbiniekam ir “savs Excel” ar savu struktūru;

- dati vairs nesakrīt, un kļūdas maksā reālu naudu.

Šajā brīdī parādās jautājums: kas ir sistēmu izstrāde, kas ir IT sistēmu izstrāde uzņēmumiem un kad vajadzīga ERP sistēmu izstrāde, nevis vēl viens “uzlabots” Excel fails?

Kas ir ERP sistēmu izstrāde - vienkārši un cilvēcīgi

Klasiski ERP ir “Enterprise Resource Planning” sistēma ir vienota platforma, kurā dzīvo pasūtījumi, noliktava, ražošana, finanses, projekti u.c.

ERP sistēmu izstrāde praksē nozīmē:

- pielāgotu sistēmu izstrāde, nevis “visiem vienādu” rīku;

- biznesa sistēmu izstrāde pēc pasūtījuma ir balstītu tieši tavos procesos;

- programmatūras un sistēmu izstrāde (backend + web interfeiss);

- informācijas sistēmu izstrāde un integrācija ar esošajām programmām.

Mērķis ir pavisam vienkāršs: vienā vietā saprotami pārvaldīt to, kas šobrīd izkaisīts starp Excel, e-pastiem un dažādām sistēmām.

Kad Excel vēl der, un kad vajadzīga ERP sistēmu izstrāde

Excel pilnīgi pietiek, ja:

- tu esi mazs uzņēmums, kur dati vēl ir pārskatāmi;

- nav kritiski, ja kaut kas pazūd vai tiek ievadīts nepareizi;

- tev nav vajadzīga automātiska integrācija ar citām sistēmām.

Tur pat nav nepieciešams mesties iekšā lielā projektā, jo vispirms jāaug līdz tam.

Bet, ja tu atpazīsti kaut ko no šī, visticamāk, ir laiks domāt par ERP sistēmu izstrādi vai vismaz nopietnu IT sistēmu izstrādi:

- Vienas dienas vietā projekts stāv nedēļu, jo jāgaida, kamēr kāds salīmē datus no dažādiem Excel failiem;

- Neviens īsti nezina, kurš fails ir jaunākais;

- Atskaites vadībai tiek taisītas manuāli, piemēram, katru mēnesi viens un tas pats darbs;

- Vienu un to pašu informāciju ievada vairākās vietās, un kļūdas ir neizbēgamas;

- Dati atrodas vienlaicīgi ERP “kaut kādā moduļī”, Excel, CRM un e-veikalā, un, šie dati nesakrīt.

Tie ir normāli simptomi, ka vajadzīga sistēmu izstrāde uzņēmuma iekšējiem procesiem un datu pārvaldības sistēmu izstrāde, nevis kārtējais Excel “upgreids”.

Kas atšķir ERP sistēmu izstrādi no vienkāršas IT sistēmas

IT sistēmu izstrāde uzņēmumiem Latvijā bieži nozīmē vienu konkrētu rīku: piemēram, uzdevumu sistēmu, rezervāciju platformu, iekšējo portālu.

Savukārt ERP sistēmu izstrāde ir:

- plašāks pārklājums - finanšu, loģistikas, noliktavas, ražošanas, projektu un citu funkciju atbalsts;

- dziļāka informācijas sistēmu izstrāde - datu struktūra, atskaites, vadības paneļi;

- integrācijas risinājumi starp dažādām sistēmām - ERP + CRM + e-veikals + noliktava;

- sistēmu izstrāde ar ERP integrācijām - gadījumos, kad jaunu web sistēmu slēdz klāt pie jau esoša ERP.

Praksē tas bieži izskatās šādi:

- bāzes ERP (gatavs produkts);

- pielāgotas web sistēmas, klientu portāli un iekšējie rīki;

- API integrāciju izstrāde uzņēmumiem ar esošo infrastruktūru.

Trīs reāli ceļi: kā uzņēmumi attīstās no Excel līdz ERP

1. No Excel uz viena fokusa sistēma. Piemēram:

- datu ievades sistēmu izstrāde uzņēmumiem (pasūtījumi, pieteikumi, ražošanas uzdevumi);

- datu apkopošanas un atskaišu sistēmu izstrāde, lai vadība beidzot redz vienotu bildi;

- vadības paneļu un dashboard izstrāde, tas ir pārdošanas, ražošanas, noliktavas KPI.

Šeit vēl nav pilna ERP, bet jau ir biznesa procesu vadības sistēmu izstrāde ar reālu pievienoto vērtību.

2. Gatavs ERP + pielāgotas web sistēmas un integrācijas. Piemēram:

- web sistēmu izstrāde biznesa klientiem (piemēram, partneru vai klientu portāli);

- web sistēmas datu ievadei un atskaitēm, kas runā ar ERP;

- biznesa sistēmu izstrāde ar API integrācijām;

- sistēmu integrācija un datu sinhronizācija starp ERP, CRM, e-veikalu, noliktavu.

Excel loma pamazām samazinās līdz “kādreiz eksportējam datus analīzei”.

3. Pilnīgi pielāgota biznesa sistēma

Šis ceļš ir piemērots, kad esošie ERP risinājumi ir pārāk stingri un nepieciešama pielāgota sistēma:

- tiek veikta pielāgotu IT sistēmu izstrāde pēc pasūtījuma,

- tiek izveidota custom sistēmu izstrāde uzņēmumiem konkrētam biznesa modelim,

- sākumā tikai viens modulis (piemēram, ražošana vai loģistika), bet laika gaitā sistēma aug.

Šeit tiek veikta gan biznesa analīze un sistēmu izstrāde, gan sistēmu izstrāde ar pilnu ciklu (analīze, izstrāde, uzturēšana).

Kā notiek IT sistēmu izstrādes process ERP kontekstā

Daudzus interesē, kā notiek IT sistēmu izstrādes process, cik tas ir sarežģīti un cik maksā sistēmu izstrāde uzņēmumam.

1. Biznesa analīze un prasību definēšana. Vizual kopā ar Jūsu uzņēmumu:

- izrunājam esošos procesus un kāpēc tie tagad tiek veikti izmantojot Excel;

- definējam, kā digitalizēt uzņēmuma iekšējos procesus;

- veicam prasību analīzi un IT sistēmu izstrādes plānošanu.

Tad top skaidrs, vai vajadzīga:

- informācijas sistēmu izstrāde,

- plašāka ERP sistēmu izstrāde,

- vai “tikai” fokusa web sistēmu izstrāde.

2. Risinājuma arhitektūra un prototips. Šajā posmā:

- definējam sistēmas moduļus un datu modeli;

- definējam integrācijas (piemēram, kā integrēt jaunu sistēmu ar esošo ERP vai CRM);

- izvērtējam, kur vajadzīga Laravel sistēmu izstrāde, kur React/Node, kur API + esošais ERP.

3. Izstrāde, testēšana un pilotprojekts. Notiek pati sistēmu izstrāde no idejas līdz gatavam produktam:

- izstrādājam moduļus, integrācijas, datu ievades automatizācijas sistēmas;

- veicam testēšanu, lai samazinātu kļūdas;

- palaižam pilotprojektu reālā vidē ar nelielu lietotāju grupu.

Šajā etapā īpaši svarīga ir cieša sadarbība un komunikācija, kā arī kvalitatīva atgriezeniskā saite, lai projekts būtu izcils un bez jebkādiem trūkumiem

4. Ieviešana, apmācība un uzturēšana. Pēc palaišanas:

- apmācam komandu, rādot praktiski, kā uzlabot datu ievadi ar pielāgotu sistēmu;

- sekojam līdzi pirmajām nedēļām, labojam nianses;

- nodrošinām ilgtermiņa IT konsultācijas sistēmu izstrādē un uzturēšanu.

Tas ir tas, ko mēs saucam par sistēmu izstrādi ar pilnu ciklu, ne tikai “uzprogrammēt un pazust”.

Kā vizual.lv domā par reālu vērtību, nevis tikai tehnoloģijām

Mūs Vizual neinteresē pārdot “smuku tehnoloģiju”. Mūs interesē:

- biznesa procesu automatizācija ar pielāgotām sistēmām;

- biznesa procesu digitalizācija ar web risinājumiem;

- procesu automatizācijas risinājumi uzņēmumiem, kas reāli ietaupa laiku un samazina kļūdas.

Tehnoloģiski tas var būt:

- web lietotņu izstrāde ar React un Node.js;

- Laravel sistēmu izstrāde kā stabils pamats ERP saistītiem web risinājumiem;

- sistēmu izstrāde ar modernām web tehnoloģijām, kas viegli integrējas ar ERP, CRM un citiem rīkiem.

Bet tehnoloģija ir tikai instruments. Vērtība ir sakārtoti procesi, mazāk Excel haosa un skaidra bilde par to, kas notiek biznesā.

Ko sagatavot pirms sarunas par sistēmas izstrādi

Lai pirmā saruna būtu pēc iespējas produktīvāka, iesaku sagatavot:

- Top 3 procesus, kas šobrīd visvairāk sāp. Kur Excel, e-pasts vai esošais ERP rada lielāko haosu ?

- Piemērus no reālajiem failiem. Kā izskatās esošie Excel, atskaites, manuālās darbplūsmas ?

- Sarakstu ar sistēmām, ar kurām jāsavienojas. ERP, CRM, noliktava, e-veikals, grāmatvedība, u.c..
 

Tas palīdz saprast, kā savienot dažādas uzņēmuma sistēmas vienotā risinājumā, aptuveno cilvēku loku, kas sistēmu lietosu.c.. Tas ietekmē gan izmaksas, gan interfeisa dizainu, gan drošību. Tas nav formāls “mājasdarbs”, tas ir labs pamats, lai pielāgotu IT sistēmu izstrāde pēc pasūtījuma patiešām atbildētu uz tavām vajadzībām. 

Kad ir vērts ieguldīt ERP sistēmu izstrādē un cik tas maksā?

Vienas formulas nav, bet droši varam teikt:

- cik maksā sistēmu izstrāde uzņēmumam, ir cieši saistīts ar to, cik haotiski šobrīd ir procesi;

- ieguldījums atmaksājas tajos brīžos, kad:

- kļūdu skaits datos krītas;

- atskaites vairs neaizņem dienu, bet dažas minūtes;

- darbinieki mazāk klikšķina un vairāk rada vērtību.

Ja tavs uzņēmums ir nonācis līdz punktam, kur Excel un esošās sistēmas sāk bremzēt tā attīstību, ir vērts vismaz izrunāt, ko nozīmētu sistēmu izstrāde uzņēmumam tieši tavā situācijā.

Ko VIZUAL var izdarīt tieši Jūsu uzņemumam tagad ?

Ja tu lasot šo rakstu atpazini savu uzņēmumu, tas ir daudz Excel, manuālas atskaites, sarežģīti procesi, tad nākamais solis ir vienkāršs:

- atsūti mums esošās situācijas aprakstu un pāris reālus piemērus (Excel, atskaites, process);

- mēs palīdzēsim saprast, vai pietiek ar web sistēmu izstrādi vienam procesam,
vai vajadzīga plašāka ERP sistēmu izstrāde un integrācijas;

- un piedāvāsim konkrētu rīcības plānu no biznesa analīzes un sistēmu izstrādes līdz ieviešanai.

Ja gribi tikt ārā no Excel haosa un uzbūvēt sistēmu, kas strādā kopā ar tavu biznesu, tad piesakies uz konsultāciju Vizual.lv, un parunāsim par to, kāda sistēmu izstrāde tev patiesībā ir vajadzīga.