Pasūtījumu datu pārrakstīšana: kad to ir vērts automatizēt?

Pasūtījumu datu pārrakstīšanu ir vērts automatizēt, ja darbs regulāri atkārtojas un izmēģinājums rāda, ka līdz izpildei gatavam pasūtījumam vajag mazāk kopējā darba, ieskaitot pārbaudi un labojumus. Ja lielāko laiku aizņem neskaidrību precizēšana ar klientu, vispirms izvērtējiet vienotu pasūtījuma veidlapu vai skaidrāku saņemšanas kārtību, nevis jaunu datu nolasīšanas rīku.

Kad automatizāciju ir vērts apsvērt?

Sāciet ar vienas pasūtījumu grupas novērošanu. Nepierakstiet tikai laiku, ko darbinieks pavada uzņēmuma sistēmā. Atsevišķi uzskaitiet trīs darbības:

• Pārrakstīšana — jau saņemtās informācijas pārnešana no e-pasta vai dokumenta uz sistēmu.
• Precizēšana — trūkstoša daudzuma, neskaidras preces vai piegādes nosacījumu noskaidrošana.
• Pārbaude un labošana — ievadītā salīdzināšana ar pasūtījumu un konstatēto neatbilstību novēršana.

Par vērtēšanas beigu punktu izvēlieties pasūtījumu, kuru atbildīgais darbinieks var nodot izpildei bez neatrisinātiem jautājumiem. Neizmantojiet vienu pasūtījumu skaita slieksni kā automātisku lēmumu: salīdziniet sava uzņēmuma darba apjomu, kļūdu sekas un pārbaudes vajadzības.

Trīs pieejas: veidlapa, manuālā ievade vai datu nolasīšana

Izmantojiet šo tabulu kā sākumpunktu izvērtēšanai. Pieeju izvēlieties pēc darba rakstura un klientu iespējām mainīt pasūtīšanas kārtību.

Manuālajai ievadei vienojieties par vienu pasūtījumu darba sarakstu, atbildīgo un pārbaudāmajiem datiem. Arī tad, ja jaunu rīku neieviešat, nosakiet, kurš pārņem pasūtījumu darbinieka prombūtnē.

Microsoft Forms piedāvā izvēles, teksta un datuma jautājumus. (Microsoft Forms veidlapas izveides pamācība) To apsveriet kā strukturētas informācijas savākšanas piemēru, nevis gatavu pasūtījumu sistēmu. Atsevišķi noskaidrojiet, kur veidlapas dati nonāks un vai tos vēl vajadzēs pārrakstīt.

Pirms ieviest vienotu veidlapu, pārrunājiet ar dažiem pastāvīgajiem klientiem, vai viņi varētu to izmantot ikdienā. Noskaidrojiet, vai viņiem nebūtu atkārtoti jāievada dati, kas jau sagatavoti savā sistēmā. Ja jā, apsveriet iespēju pieņemt viņu ierastos dokumentus. Neuzstājiet uz vienādu pasūtīšanas kārtību visiem klientiem, pirms esat izvērtējuši papildu darbu abās pusēs. Izvēli pārrunājiet arī ar kolēģiem, kuri sazinās ar klientiem.

Četri kritēriji, pēc kuriem izvēlēties

Microsoft ceļvedī par Copilot vai aģenta piemērotību darbam ieteikts vērtēt atkārtojamību, kļūdas ietekmi un pamanāmību, kā arī laika nozīmi. (Microsoft darba izvērtēšanas ceļvedis) Pasūtījumu apstrādes izvēlei izmantojiet šādus četrus jautājumus:

1. Atkārtošanās un steidzamība. Cik regulāri rodas viens un tas pats pārrakstīšanas darbs? Vai tas kavē pasūtījumu nodošanu izpildei tieši noslogotākajās stundās? Uzskaitiet arī steidzamos pasūtījumus, ne tikai vidējo dienu.
2. Dokumentu dažādība. Cik atšķirīgi ir izkārtojumi un saņemtās informācijas pilnīgums? Atsevišķi apskatiet ierastas klientu veidnes, skenētus dokumentus un pasūtījumus ar piezīmēm.
3. Kļūdu sekas. Vai nepareizu preci, daudzumu vai piegādes datumu pamanītu pirms izpildes? Nosakiet, kuri dati vienmēr jāpārbauda darbiniekam, pat ja pārējā pasūtījuma ievade ir automatizēta.
4. Atlikušais pārbaudes darbs. Cik daudz laika pēc nolasīšanas vajadzēs salīdzināšanai, precizēšanai un labošanai? Izmēģinājumā vērtējiet arī darbinieka ērtumu, ne tikai to, vai informācija ir nolasīta.

Nolasīts dokuments vēl nav pārbaudīts pasūtījums

Ar dokumentu datu nolasīšanu šeit saprotam informācijas pārņemšanu no dokumenta, lai tā nebūtu pilnībā jāpārraksta ar roku. SAP mācību materiālā aprakstītajā Automatic Extraction procesā pēc dokumenta saņemšanas un datu nolasīšanas seko pasūtījuma melnraksta sagatavošana, trūkstošās informācijas papildināšana un pasūtījuma izveide. (SAP mācību materiāls par pasūtījumu automātisku nolasīšanu) Šo konkrēto procesu uztveriet kā piemēru, nevis visu pasūtījumu sistēmu standarta iespēju.

Ilustratīvs, izdomāts piemērs: vairumtirgotāja klients dokumentā pasūta 12 kastes, bet uzņēmuma sistēmā šo preci uzskaita gabalos. Rīks pareizi nolasa skaitli 12, taču ar to nepietiek, lai sagatavotu pareizu pasūtījumu. Darbiniekam jāpārbauda mērvienība un konkrētās preces iepakojuma saturs. Ja iepakojuma informācija nav skaidra, pasūtījums jāprecizē, nevis uzreiz jānodod noliktavai.

Tāpēc izmēģinājumā lūdziet parādīt ne tikai nolasīto tekstu, bet arī to, kā darbinieks salīdzina sagatavoto pasūtījumu ar oriģinālu un atzīmē jautājumus, kas vēl jānoskaidro.

Ko pārbaudīt ar sava uzņēmuma dokumentiem

Atlasiet gan ikdienišķus, gan sarežģītākus dokumentus: dažādus izkārtojumus, skenējumus, vairāku lapu tabulas un uzņēmumam nepieciešamās valodas. Ja pasūtījumi ir brīvi rakstīti e-pasta tekstā, jautājiet par to apstrādi atsevišķi; nepieņemiet, ka dokumentu nolasīšanas iespēja automātiski aptver arī tos.

Microsoft AI Builder dokumentācijā aprakstītajai dokumentu apstrādes pieejai ieteikts atšķirīgus izkārtojumus grupēt atsevišķi un nepietiekamu nolasīšanas rezultātu gadījumā izmantot papildu piemērus. (AI Builder ieteikumi nolasīšanas rezultātu uzlabošanai)

AI Builder dokumentu apstrādes prasībās latviešu valoda ir norādīta kā atbalstīta. AI Builder prasībās norādīta arī kvalitatīvu skenējumu nepieciešamība un ierobežojumi datu laukiem vai tabulu rindām, kas turpinās pāri lapas robežai. (AI Builder dokumentu apstrādes prasības un ierobežojumi)

Valodas atbalstu neuztveriet kā precizitātes garantiju saviem dokumentiem. Pirms ieviešanas pārbaudiet izvēlētā risinājuma aktuālo dokumentāciju un konkrētās versijas un konfigurācijas atbalstu vajadzīgajām valodām, izkārtojumiem un skenējumiem.

Sāciet ar vienu pasūtījumu grupu un uzskaitiet visu darbu

Microsoft procesu pārvaldības ceļvedī uzsvērta sākotnējās situācijas izvērtēšana, izmēģināšana, rezultātu uzraudzība un procesa uzlabošana. (Microsoft procesu pārvaldības soļi) Savam izmēģinājumam sagatavojiet īsu plānu:

1. Izvēlieties vienu atkārtojošos pasūtījumu grupu. Sāciet ar skaidri norobežotu darbu, piemēram, vienu dokumentu veidu, un nozīmējiet darbinieku, kurš atbild par izmēģinājumu.
2. Nosakiet, ko pārbaudīt pirms izpildes. Vienojieties par preces, daudzuma, mērvienības, piegādes adreses un datuma pārbaudi, kā arī rīcību neskaidros gadījumos.
3. Fiksējiet pašreizējo darbu. Atsevišķi pierakstiet ievades, precizēšanas, pārbaudes un labošanas laiku. Uzskaitiet arī gaidīšanu un kļūdas, kas pamanītas jau izpildes laikā.
4. Salīdziniet līdzvērtīgus pasūtījumus. Pēc nolasīšanas uzskaitiet tās pašas darbības, arī darbu ar neatpazītiem dokumentiem. Vērtējiet ne tikai darbinieka laiku, bet arī pasūtījuma gatavību vajadzīgajā termiņā.
5. Pārrunājiet visas izmaksu pozīcijas. Jautājiet par rīka lietošanu, dokumentu sagatavošanu, savienošanu ar esošo sistēmu, darbinieku apmācību un uzturēšanu. Noskaidrojiet, kurš pielāgos risinājumu jauniem dokumentu veidiem.

Pirms izmēģinājuma vienojieties, kādu rezultātu uzskatīsiet par pietiekamu, lai turpinātu. Nosakiet pieļaujamo pārbaudes slodzi un to, kuras kļūdas nedrīkst nonākt līdz izpildei. Fiksējiet arī sākotnējās sagatavošanas darbu atsevišķi no ikdienas apstrādes. Ja rezultāts der tikai vienam dokumentu veidam, vērtējiet ieviešanu šajā ierobežotajā apjomā, nevis pieņemiet, ka tas būs tāds pats pārējiem pasūtījumiem. Lēmumā ņemiet vērā arī atbildīgā darbinieka iespējas nodrošināt pārbaudi noslogotās dienās.

Ja pārbaude un labošana aizņem gandrīz tikpat darba kā iepriekšējā ievade, nesteidzieties paplašināt automatizāciju. Apsveriet vienkāršāku saņemšanas kārtību vai šaurāku automatizējamo dokumentu grupu. Ja izmēģinājumā kopējais darbs samazinās un pasūtījumu kvalitāte atbilst komandas noteiktajām prasībām, izvērtējiet nākamo grupu.

Ja vēlaties izvērtēt, kā mazināt pasūtījumu pārrakstīšanu savā uzņēmumā, pārrunājiet šo vajadzību ar VIZUAL.